HDE Customers Care
| 学校から保護者への緊急連絡 ―― 電話からメール配信へ |
-- まず、御社についてお伺いさせてください。
当社は、1985年3月、郵政省の「テレトピア構想」に松江市が指定され、1986年年5月に国、島根県、松江市や地元民間企業などの協力のもとに設立された第三セクターです。
2004年4月よりインターネット事業を専業とし、地域の気象、交通、市町村などの情報を発信する「Web-さんいん」として、山陰の産業や文化の向上に努力しています。
-- 松江情報センターでは現在、HDE Customers Careをどういった形で使っていますか？
松江市の教育委員会様へ、HDE Customers CareをASPサービスとして提供しています。つまり、実際にHDE Customers Careを利用（送信）しているのは松江市教育委員会様（＝各小中学校の先生方）ということになります。
-- 配信数はどれくらいでしょうか？
メールサーバーのユーザー設定数は、現在3万件としています。
-- なぜ、教育委員会でメール配信システムが必要になったのでしょうか？
昨今、携帯電話の普及率も高まり、現在の電話連絡網と併せ、ひとつのサービスの一環として、迅速に情報伝達が可能なシステムがあれば採用したいと考えていたそうです。
-- メール配信システムの導入にあたり、必要とされた条件というのはあるのでしょうか？
細かい部分を含めたくさんありますが、主なものとして、以下の具体的な要件が提示されました。
- 空メール送信でユーザー登録ができること
- ユーザーのメール受信状況がリアルタイムで確認できること
- ユーザーの抽出条件を自由に設定できること
- 添付ファイル送信機能を有すること
- 即時配信、時間指定（予約）配信ができること
- 個人情報を専用端末で管理できること
-- HDE Customers Care以外にも、候補となる製品はあったのでしょうか？
教育委員会様としては何製品か比較したようですが、カスタマイズも含め、上記の要件を全て満たすことができるのはHDE Customers Careだけと聞いてます。
-- カスタマイズの内容は、どのようなものだったのでしょうか？
主に、次の二点です。
- メールアドレスの重複登録を可能にすること
- 受信状況・開封状況がリアルタイムで確認できること
-- 「メールアドレスの重複登録可能」とは？
一般的な配信メールでは、重複したメールアドレスはエラーとなって配信停止、または削除となりますが、このメールシステムは、学校全体や学年、組単位で保護者に送りますので、同じ学校に兄弟姉妹が2人以上いた場合は、同じ保護者に複数のアドレスを登録しなければなりません。したがって、重複登録を可能にする必要があるのです。
-- 「受信・開封状況がリアルタイムで確認できること」とは？
HDE Customers Careでは、標準で配信エラーの情報が取得できますが、カスタマイズでは開封確認機能を使い、リアルタイムで配信エラーと未読のユーザー一覧を表示できるようにしました。
防犯や災害情報などでは緊急を要するため、開封状況のリアルタイム確認は要件の中でも重要度が高く、カスタマイズしてHDE Customers Careの採用に至りました。
| 防犯、災害対策、各種お知らせなど、さまざまな用途で活用 |
-- 緊急連絡の内容について教えてください。
今年、松江では7月に台風による豪雨水害がありました。当時は各学校の夏休み前で、終業式と重なりましたが、これにより終業式の日時を変更せざるを得なくなったため、各家庭に連絡する必要が生じました。
しかし、ある児童／生徒数1,000人程度の学校では、HDE Customers Careでまず第一報を、続いてメール未読者に対しては従来の電話連絡を併用して、短時間で全員に漏れなくお知らせが行き渡りました。
電話による連絡だけだと時間がかかり、特に水害などのケースでは、電話による伝達の途中で状況が変わることもあり得るため、なおのこと短時間で情報の一斉伝達が必要でした。
学校の先生からは、「短時間で連絡ができた」「情報を正確に伝えることができる」と評価いただきました。また、この件で保護者からの理解が深まった結果、メールシステムの加入率も上がり、送信側の学校、受信側の保護者ともに本当に喜んでいただいています。
-- 防犯だけではなく、災害対策などにも利用されているのですね。
そうです。メール配信は学校単位で行っているため、配信用途は各学校のポリシーとなります。運用開始時には「メール配信は緊急連絡のみ」としていた学校が、使用していくうちに利便性を実感し、今では運動会や授業参観のお知らせなど、各種連絡手段として発展した例もあります。
| 学校と保護者、HDE Customers Careを使う双方にとってのメリット |
-- システムを提供する松江情報センターとして、学校と保護者、HDE Customers Careを利用するそれぞれのメリットは何だとお考えでしょうか？
まず、学校としては、早く、確実に情報を伝達することができるという点が一番ではないでしょうか。
全ての保護者に電話で連絡していた時には、2〜3時間かかっていたという話を聞いております。それが今では30分かからず、同じ内容が確実に伝達できます。
そして保護者の方にとっては、負担なく正確な情報を受け取ることができます。ユーザーとしての作業は、受信登録のための「空メールを1回送る」ことのみです。
メール配信での情報伝達を開始する前には、必ず保護者への説明会を実施するのですが、その際、個人情報の漏洩について心配される声をよく聞きます。当社はプライバシーマークを昨年取得したこともあり、システム・運用面ともにセキュリティには留意していますし、実際に運用が始まると、何よりその便利さを実感していただけて、逆に「なぜもっと早くやってくれなかったのか？」といった嬉しい意見までいただいています。
| 今後の展開とHDE Customers Careへの期待 |
-- 学校におけるメール配信について、今後の予定を教えてください。
現在は、松江市内の小中学校で順次登録作業をしている段階ですが、今年中に松江市のほぼ全ての小中学校で運用開始することになっています。そのため今は、各学校での説明会や手順書の作成、職員へのレクチャーなどを行っています。
これらの運用が順調にいった後は、公立の小中学校だけでなく、それ以外の学校や団体にも広げて展開していければと考えています。
-- 最後に、HDE Customers Careに今後望む機能などがあればお聞かせください。
緊急時は学校の端末からのみでなく、教職員の自宅など他の端末からでもメール配信できるようにしたいという要望が教職員の方から出ていますが、これはセキュリティ的に問題があるため、今後の検討課題となっています。
また、情報の伝達を徹底するため、配信エラーや未読になった方に対してだけ再送信する機能はほしいですね。このあたりが簡便にできるようになると、なお良いと思います。
-- 承りました。本日は貴重なお話をありがとうございました。
