- 九大進学ゼミ 管理本部 システム開発室 主事 岩永浩平様 -
今回は、九大進学ゼミの事例をご紹介します。
お話は、管理本部 システム開発室 主事の岩永浩平様に伺いました。
今回、九大進学ゼミが導入した製品
| 保護者への登下校通知や緊急情報通知、教育相談などでメールを活用 |
-- まず、御社についてお聞かせください。
九州・山口一円に展開している学習塾、『九大進学ゼミ』の運営を行っている企業です。
-- 九大進学ゼミでは、HDE Customers Care（HDE Mobile MTA）をどのようにご利用いただいているのでしょうか？
当社では、『Qネット』という塾や教師と保護者をつなぐポータルサイトを用意しています。これは、Webサイトを通じて授業やお子さんの学習状況の報告、宿題の案内、面談やイベント開催や休講情報などのお知らせが塾から報告され、ご家庭からは学習相談や急な欠席などの連絡をいただける仕組みです。
『Qネット』の中では、以下4つの連絡システムがあります。
この4つのメール配信部分でHDE Customers Careを導入しています。
-- どれくらいの方が利用されているのでしょうか？
現在、全校舎112校で導入しており、保護者の95％以上は登録されています。ユーザー数としては約8,000です。
-- なぜ、九大進学ゼミでメール配信システムが必要になったのでしょうか？
Webのポータルサイトではどうしても保護者側からのアクションを必要とします。九大進学ゼミとしては保護者に対して緊急連絡や迅速に通知したい事項が運営上どうしてもあり、『Qネット』を補助、補完する形でメールによる保護者への通知が必要と考えていました。
「登下校メール」をまず例に挙げますが、これは各校舎の入口付近に設置された出欠用カードリーダーに生徒がカードをかざすことで、登録している保護者のメールアドレスにお子さんの登下校情報がリアルタイムで送信されるサービスです。
塾へ通うと帰りも遅くなりがちですが、昨今、お子さんが事件に巻き込まれるケースも少なくありません。そういった危険性に対応するためにはこういったシステムが必要だと考えました。
| 採用の理由は、「携帯電話へのリアルタイム送信における精度の高さ」 |
-- メール配信システムはどのように選定されたのでしょうか。
当社の親会社が運営する、「佐鳴予備校」でもHDE Customers Careが使用されていましたので、基本的にHDE Customers Careは候補製品に入っていました。しかし、「必ずHDE Customers Careを採用しなくてはいけない」という決まりはなかったため、他に良い製品があればそちらを採用しようと考えていましたし、実際に他の製品も選択肢にありました。
他社製品についていくつかの校舎と保護者に協力していただき、1ヶ月間かけて検証を行いましたが、登校の通知が下校の通知の直前にきたり、ひどい時では翌日にメールが配送されるなどのケースもあり利用に耐えるものではなく、HDE Customers Careを利用してからと比較すると考えられない精度でした。
また、HDEさんからは、エラーメールを正しく処理しないと携帯キャリア側で制限がかかってしまい、正しいメールも届かないなどのノウハウも教えていただき、システムフローにエラー処理のフローを取り込みました。
登下校メールは、リアルタイムに毎回キチンと届くことが最も重要であり、「今日も遅れてきた」「今日も届いていない」などとなると信頼性に欠け、全く意味を成さないものとなってしまいます。
HDE Customers Careについて、佐鳴予備校の担当者に訊ねたところ、正確に配信されていると聞きました。信頼できるところで既に導入実績があり、安心感があるということで、HDE Customers Careを採用しました。
| 情報通知だけでなく、コミュニケーション面でもメールは有効 |
-- 現在の利用状況について教えてください。
先程例に挙げた「登下校メール」では、毎回遅延もなく非常に正確に保護者へ届くため、「下校メールのタイミングでお子さんを迎えに行く」というように活用している保護者もいると聞いています。
「登下校メール」以外ですと、休講のお知らせや事件発生時の注意喚起など、緊急にお知らせしたい情報を保護者へ連絡する「緊急メール」があります。
HDE Customers Careが導入される以前は、緊急時は教師が手分けして保護者に電話で連絡をしていました。当時から、プライバシーマーク取得の関係で保護者間の連絡網が作成できなかったため、教師が1件1件電話するしかなかったのです。しかし電話では時間もかかりますし、当然、連絡がつかないこともありました。
また、それまでは事件があった際などは本社から塾に連絡があり、塾の電話を生徒に貸して、保護者にお迎えの要請などを連絡したこともありました。それが現在では教師から保護者に直接連絡がいくため、安全管理という面で保護者も安心感があるのではと思います。
『Qネット』の特徴として、保護者から教師へ、お子様の欠席の連絡や面談希望、教育相談などが行えるサービスがあります。『Qネット』導入以前は、電話や面談の場でしか教師へ相談する機会がありませんでした。
保護者もあいている時間が決まっていますので、Webサービスであれば好きなタイミングで教師に連絡ができ、教師もあいている時間に返答ができます。また、直接は言いづらい部分もフォローできますので、タイミング面でもコミュニケーション面でも助かっていると聞いています。そのフォローツールとして、「連絡ツール」のメールが有効に活用されています。
保護者会のお知らせなど、各種イベントのご案内を保護者にお知らせする「案内ツール」については、HDE Customers Care導入以前は生徒を通し、紙媒体でやり取りしていました。HDE Customers Careにより、渡し忘れや案内漏れがなくなったのは言うまでもありません。
| HDE Customers Care導入により、保護者との連携が強化 |
-- 九大進学ゼミとして、HDE Customers Careを利用するメリットは何だとお考えでしょうか？
当社では「塾と保護者が連携してお子様を育てていく」という方針の基、「しつけ教育」を行っています。それは当社が掲げる『3つの約束』＝「大きな声であいさつをする」「自分の部屋は自分で掃除する」「宿題は必ずする」にも表れているのですが、塾での勉強と同様に、自宅での家庭学習も大事にするよう指導しています。
生徒は自宅で過ごしている時間が大半です。自宅で勉強せずに塾に通うだけでは成績は上がりませんので、家庭学習の促進という観点で保護者との連携が大事になります。そこでその日の指導内容伝達など、細かい連絡ツールとしてもメールを最大限活用しています。HDE Customers Care導入によって、当社のこういった教育方針が実現できていると考えています。
-- 最後に、HDE Customers Careへの要望や、今後期待することなどがあればお聞かせください。
メール配信システムは『Qネット』のシステムの一部として動作しており、トラブルもないため、「『HDE Customers Care』というソフトウェアを利用している」と意識することがほとんどない、というのが実情です。利用側からすると、「トラブルなく、意識することないほど正常に稼動している」と言えるのがシステムのあるべき姿だと考えており、そういった点で非常に良いシステムだと思います。
『Qネット』では、今後その利用範囲をさらに広げ、各種テストの成績管理や家庭学習用教材の提供も予定しているところです。
要望としては、携帯電話特有の絵文字などを利用できるといいですね。配信側とすれば最低限のレベルに合わせるしかないのでしょうが、利用側は流通しているメインのレベルを使用したいですからね。この辺りが改善されれば良いなと思います。
-- 承りました。本日は貴重なお話をありがとうございました。
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