多機能ファイルサーバー管理ソフトウェア HDE File Server

全文検索

■HDE File Server の機能　〜 全文検索機能 〜



全文検索機能とは
全文検索とは、ファイルサーバー内にある大量のファイルの中から目的のファイルを短時間で検索する仕組みです。ファイルに書かれた内容（全文）からキーワードを検索するため、ファイル名やセーブしたフォルダを覚えていなくても目的のファイルを見つけ出すことができます。

大量のファイルの中から目的のファイルを探し出すことは手間の掛かる問題です。業務別、お客様別といったフォルダによる分類を行うと比較的短時間に目的のファイルを探すことができますが、逆に過度な分類のために目的のファイルが見つからないこともあります。さらに、現在、インターネットの普及により膨大な量の電子化されたファイルが氾濫しているため、分類はますます困難になりつつあります。全文検索は、フォルダによる分類の有無に関係なく目的のファイルを探し出すのに便利な機能です。

全文検索機能


使用例

○「あのファイルどこにセーブしたかな？」過去のファイルを高速検索する
１週間や１ヶ月前ならばセーブしたファイルの場所を覚えていることが多いですが、１年前にセーブしたファイルの場所はなかなか思い出せないものです。全文検索を利用すれば、ファイル名を覚えていなくても目的のファイルを瞬時に見つけ出すことができます。

時代を先読みしすぎて採用を見送られたあの企画。今再提案しよう。
以前、○×技術を使用したストリーミングサービスを提案したが、インフラとコストの問題から実現できなかった。インフラが充実した現在ならば、当時のアイデアを実現できるかもしれない。今すぐにでも再提案したいのだけど、あの時の提案書をどこにセーブしたか忘れてしまった。

全文検索を用いれば、目的の提案書に書かれた内容をキーワードとして検索を行います。

サーチ画面


○ファイルサーバーを情報データベースとして活用する
レポート等の新しい文書を書く際には、過去に書いた文書を参考にすることが多いと思います。全文検索では、テキストファイルに加え、マイクロソフトOfficeファイル、 PDFファイルからシームレスに全文検索を行うことができるので大変便利です。

全文検索を用いると、キーワードにマッチするファイルを探し出すことができます。調べたいキーワードに関する情報を瞬時に取り出すことが可能で、あたかも情報データベースの様に使用することもできます。

全文検索機能
また、全文検索のおもしろい点として、意図したファイルはもちろんのこと同じキーワードを含むファイルも検索しますので、思わぬ有益な情報を発見できることがあります。


○条件を組み合わせ高度な検索を行う
議事録の様なある程度フォーマットの定まったファイル群から目的のファイルを探す場合、キーワードを１つ入力しても上手く検索ができない場合があります。そこで、AND／OR／NOT条件や正規表現による検索またその組み合わせを用いて、精度の高い検索を行い目的のファイルを探し出します。

さまざまな検索方法
◆○○商事と△△建設の取引に関する議事録を検索
サーチ画面
(※andの代わりにスペースを用いることもできます。)
「議事録」、「○○商事」、「△△建設」のすべてを含むファイルを検索します。

◆○○商事または△△建設に関する議事録を検索
サーチ画面
○○商事または△△建設のどちらかと、「議事録」を含むファイルを検索します。

◆○○商事に関する議事録を検索（ただし、□□保険が絡んでいるものは除く）
サーチ画面
「□□保険」は含まずに「○○商事」と「議事録」を含むファイルを検索します。